Betyr korona slutten på den fysiske konferansen?

I 2017 utgjorde kurs og konferanser 14 % av innenlands flytrafikk i Norge. Forskning, universitet og høyskoler sto for en betydelig del av det.

Det var bakgrunnen for at Thorbjørn Gilberg i Forskningsrådet i fjor høst tok initiativ til Norges første større helvirtuelle konferanse rettet mot et bredt publikum, under tittelen «Mer klimasmart forskningssamarbeid med virtuelle konferanser?». I flere måneder har han og kolleger jobbet med konferansen, som ble satt til 20. mars 2020. Hadde de brukt et par kroner på annonser da Norge ble satt korona-fast en uke tidligere, hadde deltakerantallet antakelig gått til himmels – og den tekniske løsningen de hadde valgt, ville kanskje ikke vært kraftig nok. Så de lot være.

Universitetet hadde mellom 9. og 16. mars mer enn en hundredobling i antall digitale møter.

Eksplosjon i digitale møter
Vi er derfor "bare" 183 som klikker på en lenke denne fredag formiddagen, og vips er vi inne på konferansen som foregår i nettverktøyet Zoom. Her er også rektorene ved flere av de største universitetene og Forskningsrådets direktør John-Arne Røttingen. Ingen av oss har reist noe sted, ikke fløyet, ikke kjørt bil, ikke tatt bussen. Kona mi passer ungene og tar seg tid til å servere meg kaffe på brett med en sjokolade til. Dette starter mye bedre enn en vanlig konferanse.
– Vi snakker mye om eksponentiell vekst i IT. Den siste uka har vi ikke hatt det. Vi har hatt en eksplosjon, forteller Tore Burheim, IT-direktør ved Universitetet i Bergen, i sin presentasjon. 12. mars ble 4000 ansatte og 18 000 studenter sendt hjem, og beskjeden til IT-avdelingen var «lag det digitale universitetet og gjerne til i morgen tidlig.»
– Vi forserte introduksjonen av nye systemer i en hastighet vi ikke har sett før. Ikke minst har vi intensivert arbeidet med opplæring. Vi har trukket oss sjøl etter håret. Ikke noe «dette må vi se på» eller «vi må ta et møte». Det er slutt på å si «vi tviler på at dette går.» Enten går det, eller så går det ikke.
Ifølge Burheim hadde universitetet mellom 9. og 16. mars mer enn en hundredobling i antall digitale møter.

Kanskje er det på tide å sette spørsmål ved de fysiske konferansene. Må vi treffes på denne måten?

Virtuelle konferanser er mer inkluderende
Etter Burheim skifter skjermen til Sverige og Alastair Creelman. Han er spesialist i e-læring ved Linnéuniversitetet og en av Sveriges fremste ildsjeler og foregangsmenn for virtuelle konferanser. Han er en middelaldrende, vennlig og entusiastisk skotte. Han høres litt ut som en yngre David Attenborough som har lært seg svensk – omtrent sånn jeg skulle ønske at alle på brukerstøtte var. Snart skal han guide oss gjennom de praktiske verktøyene.
– Allerede for 20 år siden var det grupper som hadde virtuelle konferanser. Nå begynner det å bli mainstream. Man kan ikke si at virtuelle og fysiske konferanser skal likne hverandre, men kanskje er det på tide å sette spørsmål ved de fysiske. Må vi treffes på denne måten? spør han. Parallelt fylles chatten på høyre side med kommentarer og innspill. Jeg blir selv overrasket over hvordan chatten bidrar til en variasjon som gjør det lettere å konsentrere meg om skjermen og konferansen. Hadde jeg sittet på en fysisk konferanse hadde jeg sikkert for lengst vært inne på en nyhetsnettside eller sjekket epost.
– I det digitale er det en del faktorer som er til vår fordel sammenliknet med det fysiske: Fysiske konferanser blir ofte enveis kommunikasjon, med lite diskusjon og nettverk. De store konferansene er også ekstremt eksklusive, poengterer Creelman.
Virtuelle konferanser er rett og slett mye mer inkluderende: De gjør det mulig for folk fra alle land å delta – de som ikke får visum og de som ikke har penger til å reise. Det blir lettere å delta for andre som også har vanskelig for å reise, f.eks. pga. fysiske handikap eller familie. Virtuelle konferanser kan også lettere gjøres asynkrone – man dropper forventningen om at alle skal følge med samtidig. En presentasjon kan gis én dag, og diskusjonen komme dagen etter.
– For hvorfor må vi sees samtidig? Om folk jobber i forskjellige tidssoner er det spesielt viktig. Og de som er mindre trygge på engelsk kan da ta seg tid til å forberede sine kommentarer. Med virtuelle konferanser kan alt lett tas opp, og det kan legges på ekstra tjenester som teksting av video. Dialogen kan bli bedre mellom deltakerne – ikke bare på chat, sier han.

Da hadde de sosiale lunsjaktiviteter som pausegym, mindfulness, «sjarmtysk» og virtuell lunsj.

Så hvordan funker egentlig virtuelle konferanser?
Chatten fylles av praktiske spørsmål og muligheter: Hvordan gir vi applaus? Og hvordan gir vi innlederne gave? Ideene strømmer på. Blomsterforretningene går uansett en tøffere framtid i møte.
På skjermen bygger Creelman opp forventningspresset. Foreløpig er det mest enveis kommunikasjon. Hva er det egentlig han mener? Kaffen er ferdigdrukket, jeg er konsentrert og glemmer å åpne døra for å lufte litt på det knøttlille kontoret mitt.
Så langt har lyd og bilde fungert utmerket, men så brekker stemmen til Creelman plutselig. Det er min feil, jeg sitter langt fra ruteren i huset, og plutselig er nettet nede på én strek. Jeg bytter til delt internett fra mobilen, og er raskt tilbake i Creelmans presentasjon.
– Her i Zoom bruker jeg gjerne andre samarbeidsverktøy parallelt, som Mentimeter, Padlet, Kahoot og Google Drive, sier han og forteller om den virtuelle konferansen han var med på å arrangere i 2019 med 500 deltakere. Da hadde de sosiale lunsjaktiviteter som pausegym, mindfulness, «sjarmtysk» og virtuell lunsj.
– Så lenge man ikke mistet pasta på tastaturet, gikk det veldig bra, sier han.

Nå er vi klare for gruppearbeid, der vi skal svare på spørsmålet: «Hvordan kan vi bruke disse digitale verktøyene?».
– Dere er 80 deltakere. Jeg deler dere opp automatisk, sier Creelman, som har delt skjermen sin med oss og vi ser hvordan han ber Zoom dele inn deltakerne i 14 tilfeldig sammensatte grupper. Ingen nølende blikk på sidemannen for å finne ut om han vil være med deg eller henne ved siden av. Ingen som forsvinner ut til en ekstra kaffepause.
– Ser dere at dere er tildelt en gruppe? Nå trykker jeg på knappen og roper dere tilbake om ett kvarter.
En beskjed om "Joining breakout group" surrer på skjermen i tre sekunder. Plutselig er vi fem i en gruppe. Vi ser og hører hverandre. En må minnes på å skru på mikrofonen sin, ellers fungerer alt plettfritt. Oppe i hjørnet teller klokka ned.

– Jeg kom med for to dager siden, forteller en ved Universitetet i Stavanger, fordi ting er avlyst, så nå har jeg tid. Jeg er et eksempel på en person som ikke hadde deltatt før koronaviruset.
Vi snakker litt løst og fast og noterer noen punkter som vi kan skrive inn på en Padlet-side – et slags virtuelt lerret som Creelman la inn en lenke til i chatten og der hvem som helst kan legge inn sine notater, eller en hvilken som helst annen fil, om man vil bidra med f.eks. bilde eller video.
Etter det tilmålte kvarteret henter Creelman oss tilbake fra gruppene. Vi er fortsatt 80. På Padlet-sida kan vi se notater fra de andre gruppene. «Lettere å delta aktivt for alle.» «Det som blir sagt og gjort blir lagret.» «Dette frigjør masse tid – hva vil vi bruke den ekstra tida på?»

Det er tid for pause og jeg svarer på et par eposter. Etter noen minutter er vi tilbake i plenum, skjønt det er kanskje ikke møteledelsen helt klar over.
– Jeg må sjekke at de som er «attendees» skal være «panelists» i stedet nå, hører vi Thorbjørn si.
– Jeg sitter på gaming-rommet til sønnen min så jeg måtte skru på sånn virtuell bakgrunn så ikke alt rotet skulle synes, ler møteleder Arne H. Krumsvik, rektor ved Høyskolen Kristiania. Virtuelle konferanser gir fortsatt en viss «hjemme hos»-følelse.

– Man skal aldri kaste bort en krise. Det momentet vi har fått nå er verdt å ta vare på.

En ny verden
Så er vi tilbake i plenum.
– Det er fantastisk hva vi har gjort på under en uke. Det peker mot en framtid der vi ikke kan jobbe som før. Det blir en ny verden. Business as usual finnes ikke lenger, sier Creelman.
– Jeg har endret syn på hvor raskt dette egentlig kan gå, sier Dag Rune Olsen, rektor ved Universitetet i Bergen. I flere år har vi jobbet med digitale læringsplattformer og etablert støtte for det, men det har vært krevende å få virkelig store volumer.
– Man skal aldri kaste bort en krise. Det momentet vi har fått nå er verdt å ta vare på, sier han.
– Det som har skjedd i det siste er en endring i kultur og til og med verdisyn. Det har vært en disrupsjon, sier Anne Husebekk, rektor ved Universitetet i Tromsø.

Etter tre timer er det beina mine som trenger disrupsjon, her på mitt knøttlille hjemmekontor – rommet med det bittelille vinduet, men der jeg likevel må trekke for gardinene for å unngå motlys. Stol og bord hadde fått stryk av en ergoterapeut. Jeg har brukt pausene til å svare på andre eposter, ikke til å gå ut og ta en kaffe som på en vanlig konferanse. Jeg er en idiot som ikke brukte pausene til å hoppe tau eller stå på hodet med ungene. Jeg får en følelse av klaustrofobi og kvalme, må opp og stå.

Heldigvis slipper jeg å snike meg ut mellom stolryggene. Nå kan jeg bare trykke på av-knappen. Jeg gleder meg til den nye verdenen Alastair Creelman har lovet meg.